پیش از قبول پیشفاکتور چه چیزهایی را بررسی کنم؟
پروفرما پیشنهاد مکتوب فروشنده است. اول کالا و تعداد را با نیاز خود تطبیق دهید؛ بعد ببینید قیمت چه چیزهایی را شامل میشود، تحویل کجاست و پیشنهاد تا چه زمانی اعتبار دارد.
پروفرما را از بالا به پایین بررسی کنید
این نمونه فرضی است و محل اطلاعات کلیدی را نشان میدهد؛ سند واقعی فروشنده ممکن است چیدمان دیگری داشته باشد.
پیشفاکتور چه چیزی را روشن میکند؟
پروفرما یا پیشفاکتور، پیشنهاد مکتوب فروشنده درباره کالا و شرایط فروش است. از آن برای بررسی سفارش و مقایسه پیشنهادها استفاده میکنید. مدل، تعداد، اقلام همراه و زمان آمادهشدن باید روشن باشند. اثر حقوقی سند به متن و توافقهای مرتبط وابسته است؛ عنوان «پروفرما» بهتنهایی آن را تعیین نمیکند.
اطلاعاتی که باید با هم خوانده شوند
نام و نشانی طرفین، شماره و تاریخ سند، شرح کالا، قیمت واحد، مبلغ کل و ارز معامله نقطه شروع بررسی هستند. سپس سراغ زمان آمادهشدن کالا، مدت اعتبار پیشنهاد، نحوه پرداخت، نوع بستهبندی و محل تحویل بروید. اگر قطعه صنعتی میخرید، پارتنامبر، سازنده و مشخصات جایگزین قابل قبول را نیز روشن کنید. عبارتی مانند «مطابق نمونه» بدون شناسایی نمونه، امکان مقایسه دقیق را کم میکند.
قیمت دو فروشنده را با دامنه هزینه یکسان مقایسه کنید. ممکن است یک پیشنهاد فقط تحویل در کارخانه را شامل شود و دیگری بخشی از حمل را پوشش دهد. اینکوترمز قواعدی برای تقسیم مسئولیتهای تحویل، هزینه و ریسک میان خریدار و فروشنده است. قاعده انتخابشده را همراه محل دقیق تحویل و نسخه مورد توافق ثبت کنید؛ پرداخت، مالکیت و حل اختلاف نیز باید در اسناد معامله جداگانه روشن باشند.
پیش از پذیرش، یک دور تطبیق انجام دهید
اطلاعات پروفرما را با مکاتبات فنی، سفارش خرید و مشخصات ثبتی فروشنده تطبیق دهید. هویت دریافتکننده وجه و هر تغییر در اطلاعات حساب باید از مسیر ارتباطی معتبر بررسی شود. برای کالاهای نیازمند مجوز، قابلیت استفاده از اطلاعات پیشفاکتور در پرونده واردات را پیش از تعهد مالی ارزیابی کنید. دریافت یک سند کامل به معنای تأیید خودکار همه مجوزها نیست.
اصلاحیهها را قابل پیگیری نگه دارید
هر بار تعداد، قیمت یا زمان تحویل تغییر میکند، نسخه اصلاحشده و تاریخ آن را نگه دارید. مشخص کنید کدام نسخه تأیید شده است. فاکتور تجاری نهایی را نیز با همان نسخه و معامله انجامشده تطبیق دهید.
دو پیشنهاد برای یک دستگاه
فرض کنید هر دو فروشنده یک مدل دستگاه پیشنهاد دادهاند، اما یکی کابل و لوازم همراه را هم در قیمت آورده است. قبل از مقایسه مبلغ، فهرست اقلام و محل تحویل را یکسان کنید و از فروشنده بخواهید موارد جاافتاده را در پیشنهاد بنویسد.
اشتباهات رایج
- مقایسه مبلغ نهایی بدون بررسی اقلام و هزینههای داخل پیشنهاد.
- پذیرفتن عنوان یا مدل کلی به جای مشخصات فنی موردنیاز.
- ادامه کار با نسخه قدیمی پس از تغییر تعداد یا شرایط خرید.
چکلیست شما
- نام حقوقی هر طرف را با مدارک خودش و سایر اسناد معامله تطبیق دهید.
- مدل، تعداد، قیمت و ارز را کنترل کنید.
- محل تحویل و هزینههای خارج از پیشنهاد را بپرسید.
- اعتبار سند و موعد آمادهشدن کالا را ثبت کنید.
- نسخه تأییدشده و اصلاحیهها را نگه دارید.
پرسشهای متداول
درخواست بررسی یا دریافت پروفرما
نام کالا، مقدار، مقصد و وضعیت پیشنهاد فروشنده را بنویسید.
ثبت درخواست بررسیاین خدمت شامل چه کارهایی است؟