پروفرما چیست و قبل از قبول آن چه چیزهایی را بررسی کنم؟
پروفرما یا پیشفاکتور، پیشنهاد فروشنده درباره کالا و شرایط فروش است. کالا و تعداد را با نیاز خود تطبیق دهید؛ سپس قیمت واحد و کل، ارز، اقلام داخل مبلغ، شرایط پرداخت، محل تحویل، زمان آماده‌شدن و تاریخ اعتبار را بررسی کنید.
پروفرما را از بالا به پایین بررسی کنید
این نمونه فرضی است و محل اطلاعات کلیدی را نشان میدهد؛ سند واقعی فروشنده ممکن است چیدمان دیگری داشته باشد.
پروفرما چیست؟
پروفرما یا پیشفاکتور (Pro Forma Invoice)، پیشنهاد فروشنده در قالب فاکتور است؛ شرح کالا، تعداد، قیمت و شرایط پیشنهادی معامله را نشان میدهد. خریدار با آن پیشنهاد را بررسی میکند و درباره جزئیات سفارش با فروشنده به توافق می‌رسد.
پروفرما را پیش از تأیید سفارش کنار درخواست خرید بخوانید: آیا همان مدل و تعداد درج شده است؟ قیمت چه چیزهایی را پوشش میدهد؟ تحویل کجاست و پیشنهاد تا چه تاریخی اعتبار دارد؟ پاسخ این پرسش‌ها باید در سند یا مکاتبات مرتبط روشن باشد.
تفاوت پروفرما و اینویس چیست؟
اینویس در این مقایسه به معنی فاکتور تجاری یا Commercial Invoice است. پروفرما پیشنهاد اولیه را توضیح میدهد؛ فاکتور تجاری، اطلاعات فروش و مبلغ معامله را ثبت میکند. جزئیات موردنیاز اسناد برای هر مقصد باید جدا بررسی شود.
مثلاً اگر فروشنده ابتدا ۱۰ عدد پیشنهاد داده و سفارش نهایی ۸ عدد شده است، تعداد و جمع مبالغ اسناد را دوباره تطبیق دهید؛ صرف یکسان‌بودن نام کالا کافی نیست.
| موضوع | پروفرما یا پیشفاکتور | اینویس یا فاکتور تجاری |
|---|---|---|
| کاربرد اصلی | ارائه پیشنهاد برای بررسی خرید | ثبت مشخصات فروش و مبلغ معامله |
| مرحله استفاده | هنگام پیشنهاد و مذاکره سفارش | هنگام مستندسازی فروش و تهیه اسناد مربوط |
| مبنای کنترل | تطبیق با نیاز خرید و توافق‌های اولیه | تطبیق با معامله و اسناد نهایی مرتبط |
| تغییر اطلاعات | درخواست نسخه اصلاح‌شده و مشخص‌کردن نسخه تأییدشده | پیگیری اصلاحات با حفظ ارتباط اسناد پرونده |
در پروفرما چه اطلاعاتی را بررسی کنیم؟
اطلاعات پروفرما را با درخواست خرید و مکاتبات فنی تطبیق دهید. برای قطعه یا دستگاه، «مدل مشابه» را معادل مدل درخواستی نگیرید. اقلام همراه و موارد قابل جایگزینی را مشخص کنید تا دو فروشنده درباره یک مجموعه یکسان قیمت بدهند.
- نام و نشانی فروشنده و خریدار، شماره و تاریخ سند و مرجع درخواست خرید.
- شرح کالا، مدل یا شماره فنی، تعداد و واحد اندازه‌گیری.
- قیمت واحد، جمع هر ردیف، تخفیف احتمالی، ارز و جمع کل.
- وزن و ابعاد اعلام‌شده و اطلاعات بسته‌بندی مرتبط با پیشنهاد.
- شرایط پرداخت، زمان تخمینی ارسال و تاریخ پایان اعتبار پیشنهاد.
- قاعده تحویل و محل دقیق نام‌برده‌شده در پیشنهاد.
نمونه پروفرما با محاسبه عددی
این نمونه کاملاً فرضی و آموزشی است؛ قیمت روز، پیشنهاد ایزابو یا سند قابل استفاده برای سفارش واقعی نیست. مشخصات طرفین، شماره سند، تاریخ‌ها و شرایط کامل معامله در این جدول ساده نیامده‌اند.
جمع کالاها ۵۸۰ یورو است. اگر بسته‌بندی در همین پیشنهاد ۲۰ یورو باشد، جمع این دو بخش ۶۰۰ یورو می‌شود. در این مثال فرض کرده‌ایم حمل، بیمه، هزینه بانکی و هزینه‌های مقصد در مبلغ نیستند؛ درباره پیشنهاد واقعی باید هرکدام صریح مشخص شود.
| شرح آموزشی کالا | تعداد | قیمت واحد، یورو | جمع، یورو |
|---|---|---|---|
| حسگر صنعتی، مدل فرضی S-100 | ۴ | ۱۲۵ | ۵۰۰ |
| اتصال، مدل فرضی C-20 | ۱۰ | ۸ | ۸۰ |
شرایط تحویل را چطور بخوانیم؟
نام قاعده اینکوترمز را همراه نقطه یا محل دقیق و نسخه مورد توافق بخوانید. تقسیم وظایف حمل، هزینه و ریسک باید برای همان پیشنهاد روشن باشد. شرایط پرداخت و مالکیت کالا نیز در توافق معامله مشخص می‌شوند؛ قواعد اینکوترمز به‌تنهایی آن‌ها را تعیین نمی‌کنند.
اگر یکی از پیشنهادها دریافت از محل فروشنده را مبنا گرفته و دیگری بخشی از جابه‌جایی را هم پوشش داده است، پیش از مقایسه مبلغ، هزینه‌ها و محل تحویل را همسان کنید. موارد مبهم را به‌صورت پرسش مشخص برای فروشنده بفرستید.
مراحل درخواست پروفرما از فروشنده
اگر فروشنده را از قبل پیدا کرده‌اید، بررسی را از پیشنهاد موجود شروع کنید. اگر هنوز فروشنده مشخص نیست، شرح دقیق نیاز خرید مبنای درخواست پیشنهاد قرار می‌گیرد.
- شرح کالا، مدل یا کاتالوگ، تعداد و مقصد موردنظر را آماده کنید.
- از فروشنده بخواهید قیمت و شرایط را برای همان مشخصات بنویسد.
- تفاوت‌ها و ابهام‌های پیشنهاد را یک‌جا جمع و پیگیری کنید.
- پس از تغییر، نسخه تازه را دریافت و نسخه مورد تأیید را مشخص کنید.
پروفرما در ثبت سفارش واردات چه نقشی دارد؟
در پرونده واردات ایران، پروفرما یکی از اسنادی است که مشخصات پیشنهادی کالا و معامله را برای بررسی و ثبت اطلاعات فراهم میکند. شرح کالا، تعداد، ارزش، ارز، کشور مبدأ، فروشنده، شرایط تحویل و پرداخت باید با درخواست خرید و سایر مدارک پرونده سازگار باشند.
وجود پروفرما به‌تنهایی به معنی کامل‌بودن ثبت سفارش یا مجوزهای واردات نیست. الزامات می‌توانند بر اساس نوع کالا و مقررات روز تغییر کنند؛ بنابراین پیش از اقدام، اطلاعات سند و نیاز به مجوز را برای همان پرونده بررسی کنید و پس از هر تغییر، نسخه اصلاح‌شده فروشنده را نگه دارید.
پروفرما را به مراحل بعدی خرید وصل کنید
دریافت یک پیشفاکتور کامل به معنای تکمیل همه بررسی‌های فنی، مجوزها یا اسناد معامله نیست. اطلاعات کالا، مبلغ، تحویل و نسخه مورد توافق را در مراحل بعدی با اسناد مرتبط تطبیق دهید.
تغییر تعداد و کنترل دوباره جمع پروفرما
در نمونه فرضی مقاله، ۴ حسگر ۱۲۵ یورویی و ۱۰ اتصال ۸ یورویی، ۵۸۰ یورو می‌شوند. با ۲۰ یورو بسته‌بندی، جمع ۶۰۰ یورو است. اگر تعداد حسگر به ۵ برسد و قیمت واحد ثابت بماند، جمع نهایی با همان بسته‌بندی ۷۲۵ یورو می‌شود. حمل و هزینه‌های دیگر در این مثال داخل مبلغ نیستند.
اشتباهات رایج
- مقایسه جمع دو پیشنهاد بدون بررسی مدل، اقلام همراه و هزینه‌های داخل مبلغ.
- مشخص‌نبودن ارز، واحد تعداد یا محل دقیق تحویل.
- محاسبه‌نکردن دوباره جمع ردیف‌ها پس از تغییر مقدار.
- ادامه کار با نسخه قدیمی پس از اصلاح شرایط یا پایان اعتبار پیشنهاد.
- فرض‌کردن اینکه دریافت پیشفاکتور، تکمیل تمام مدارک معامله است.
چک‌لیست شما
- نام حقوقی هر طرف را با مدارک خودش و سایر اسناد معامله تطبیق دهید.
- مدل، تعداد، قیمت واحد، جمع ردیف‌ها، ارز و جمع کل را کنترل کنید.
- محل تحویل و هزینه‌های خارج از پیشنهاد را بپرسید.
- اعتبار سند و موعد آماده‌شدن کالا را ثبت کنید.
- نسخه تأییدشده و اصلاحیه‌ها را نگه دارید.
پرسش‌های متداول
دریافت مشاوره و بررسی پروفرما
نام کالا، مشخصات یا کاتالوگ، تعداد، مقصد و وضعیت پیشنهاد فروشنده را بنویسید تا دامنه بررسی مشخص شود.
ثبت درخواست بررسیاین خدمت شامل چه کارهایی است؟